Laskelmat, esimerkit ja valintalista
Maksunvälittäjän vaihto: kannattaako vaihtaa ja kuinka nopeasti vaihto maksaa itsensä takaisin
Laske, kannattaako maksunvälittäjän tai maksupäätteen vaihto: vaihdon kertakulut, päällekkäiset sopimukset, vuotuinen säästö ja takaisinmaksuaika esimerkein.
Maksunvälittäjän vaihto kannattaa, kun vuotuinen säästö on selvästi suurempi kuin vaihdon kertakulut ja takaisinmaksuaika on lyhyempi kuin uuden sopimuksen sitoutumisaika. Kertakuluihin kuuluvat uudet laitteet, käyttöönotto, kassajärjestelmän integraatio, oma työaika ja vanhan sopimuksen jäljellä olevat maksut. Havainnollisesti: jos vaihto maksaa 800 € ja säästää 0,3 prosenttiyksikköä 300 000 €:n vuosimyynnistä eli 900 € vuodessa, takaisinmaksuaika on alle vuoden. Tämä opas käy läpi laskelman ja vaihdon käytännön vaiheet. Luvut ovat havainnollisia.
Vaihdon kertakulut
| Kuluerä | Mitä se sisältää | Havainnollinen suuruus |
|---|---|---|
| Uudet laitteet | Osto tai vuokran aloitusmaksu | 0–500 € päätettä kohden |
| Käyttöönotto | Avausmaksu, laitteiden konfigurointi | 0–200 € |
| Kassajärjestelmän integraatio | Uuden maksunvälittäjän kytkentä kassaan tai verkkokauppaan | 0–1 000 € |
| Oma työaika | Sopimukset, testaus, henkilöstön opastus | 5–15 h × oma tuntihinta |
| Vanhan sopimuksen loppumaksut | Vuokra kauden loppuun, ennenaikaisen päättämisen maksu | Sopimuksen mukaan |
| Päällekkäinen aika | Molemmat ratkaisut käytössä siirtymävaiheessa | 1–2 kk kiinteitä maksuja |
Vanhan sopimuksen ehdot ratkaisevat usein koko laskelman. Lue ne ennen tarjouspyyntöä; neuvoja on oppaassa sopimuskausi ja irtisanominen.
Havainnollinen laskelma: erikoisliike
Lähtötiedot: vuosimyynti kortilla 300 000 €, nykyinen efektiivinen kulu 1,45 %, uuden tarjouksen arvioitu efektiivinen kulu 1,15 %. Vaihto vaatii kaksi uutta päätettä (2 × 250 €), integraation (200 €), 8 tuntia omaa työtä (8 × 40 € = 320 €) ja vanhan päätteen vuokran neljältä kuukaudelta (4 × 30 € = 120 €). Uusi välittäjä antaa 150 €:n aloitushyvityksen.
- Kertakulut: 500 + 200 + 320 + 120 = 1 140 €
- Hyvitys: 150 €
- Nettokertakulu: 990 €
- Vuotuinen säästö: 300 000 × (1,45 % − 1,15 %) = 900 €
- Takaisinmaksuaika: 990 ÷ 900 ≈ 1,1 vuotta
- Kolmen vuoden nettosäästö: 3 × 900 − 990 = 1 710 €
Jos myynti kasvaa 5 % vuodessa, säästökin kasvaa: kolmen vuoden säästö on 900 + 945 + 992 ≈ 2 837 € ja nettosäästö noin 1 847 €. Syötä omat lukusi takaisinmaksulaskuriin: kertakulu 1 140, hyvitys 150, vuotuinen säästö 900, muutos 5 % ja jakso 3 vuotta.
Milloin vaihto ei kannata
- Säästö on pieni suhteessa työhön: jos vuotuinen säästö on alle sata euroa, oma työ ja riski syövät sen helposti.
- Vanha sopimus sitoo pitkään: jos vuokraa on jäljellä kaksi vuotta ja se on maksettava, vaihto kannattaa ajoittaa kauden loppuun.
- Kassajärjestelmä ei tue uutta välittäjää: silloin vaihto voi edellyttää myös kassajärjestelmän vaihtoa.
- Sesonki on edessä: älä vaihda juuri ennen vilkkainta myyntikautta.
- Nykyinen välittäjä tarjoaa vastaavan hinnan: kilpaileva tarjous on usein paras neuvotteluväline.
Vaihdon käytännön vaiheet
- Selvitä nykyinen sopimus: irtisanomisaika, laitteiden palautus, jäljellä olevat maksut.
- Pyydä tarjoukset samoilla lähtötiedoilla, katso tarjousten vertailu.
- Neuvottele nykyisen kanssa: kerro kilpailevasta tarjouksesta ja pyydä vastaava hinta.
- Tee päätös takaisinmaksuajan ja ehtojen perusteella.
- Allekirjoita uusi sopimus ja sovi käyttöönoton päivämäärä.
- Testaa uusi pääte ja integraatio ennen käyttöönottoa: korttimaksu, lähimaksu, peruutus, palautus, kuitti ja päivän sulkeminen.
- Irtisano vanha sopimus oikeaan aikaan ja kirjallisesti; säilytä vahvistus.
- Palauta vanhat laitteet ehtojen mukaisesti ja pyydä kuittaus.
- Seuraa ensimmäiset tilitykset ja vertaa niitä tarjoukseen.
Vaihdon yhteydessä tarkista myös PCI DSS -velvoitteet uuden ratkaisun kanssa; lue PCI DSS pk-yritykselle.
Laitteen osto vai vuokra vaihdon yhteydessä
Jos vaihdat välittäjää, kysy, voiko nykyistä ostettua laitetta käyttää uuden kanssa. Jos ei, ostetun laitteen jäännösarvo menetetään, mikä kannattaa laskea kertakuluksi. Vuokran ja oston vertailusta on oma oppaansa maksupäätteen vuokra vai osto. Koko valintamenetelmä löytyy oppaasta sopivimman maksuratkaisun valinta.
Vaihdon riskit ja niiden hallinta
Vaihdon suurin riski ei yleensä ole raha vaan katkos: päivä, jona kortit eivät toimi, voi maksaa enemmän kuin vuoden prosenttisäästö. Havainnollisesti kahvila, jonka päivämyynti on 700 € ja jonka asiakkaista 90 % maksaa kortilla, menettää katkospäivänä pahimmillaan 630 € myyntiä, ja osa asiakkaista ei palaa.
| Riski | Ennaltaehkäisy |
|---|---|
| Uusi pääte ei toimi kassajärjestelmän kanssa | Testaa integraatio ennen käyttöönottoa hiljaisena päivänä |
| Vanha sopimus päättyy ennen kuin uusi toimii | Irtisano vanha vasta, kun uusi on testattu |
| Henkilöstö ei osaa peruutuksia ja palautuksia | Lyhyt koulutus ja kirjallinen ohje kassalle |
| Tilitykset viivästyvät siirtymäkuukautena | Varaa kassaan puskuri, seuraa tilityksiä päivittäin |
| Vanhan välittäjän takaisinperinnät jatkuvat | Tarkista, miten ne veloitetaan sopimuksen päätyttyä |
| MobilePay- tai verkkomaksuintegraatio unohtuu | Listaa kaikki maksutavat ja kanavat ennen vaihtoa |
Ajoita vaihto hiljaiselle kaudelle ja varaa ensimmäiselle viikolle aikaa seurata tilityksiä ja raportteja. Jos myyt myös verkossa, vaihda myymälän ja verkkokaupan ratkaisut eri aikaan, jotta mahdollinen vika rajautuu yhteen kanavaan. Tarjousten vertaamisesta ennen vaihtoa kerrotaan oppaassa tarjousten vertailu.
Usein kysyttyä
Kuinka kauan vaihto kestää?
Käytännössä muutamasta päivästä muutamaan viikkoon. Sopimuksen hyväksyntä, asiakkaan tunteminen, laitetoimitus ja integraation testaus vievät aikaa, ja vanhan sopimuksen irtisanomisaika voi olla pidempi.
Tarvitaanko uusi asiakkaan tunteminen?
Kyllä. Maksunvälittäjän on rahanpesulain perusteella tunnettava asiakkaansa, joten uusi välittäjä pyytää yrityksen tiedot, tosiasiallisten edunsaajien tiedot ja tietoa liiketoiminnasta.
Voiko vanhan ja uuden välittäjän pitää rinnakkain?
Voi, jos sopimukset sen sallivat. Rinnakkainen käyttö tarkoittaa kuitenkin kahdet kiinteät maksut, joten se kannattaa rajata siirtymäaikaan.
Kannattaako vaihtaa vain verkkomaksut tai vain myymälän päätteet?
Usein kyllä. Myymälän ja verkkokaupan maksut voivat olla eri palveluntarjoajilla, ja osittainen vaihto pienentää riskiä. Huomioi kuitenkin, että kaksi sopimusta tarkoittaa kahdet kiinteät maksut ja kaksi raporttia täsmäytettäväksi.
Lähteet
- Finanssivalvonta – toimiluvalliset maksupalveluntarjoajat ja asiakkaan tunteminen
- Finlex – maksupalvelulaki 290/2010 ja rahanpesulaki 444/2017
- Suomen Yrittäjät – sopimusneuvonta
- Verohallinto – laitehankintojen kirjaaminen ja poistot
